科技计划项目管理专业机构关键问题的思考论文
摘要：科技计划项目管理专业机构建设是当前我国科技计划管理改革的一项重要工作，是推动政府科技管理职能转变的重大举措。文章结合科技计划管理改革的最新精神与进展，探讨了专业机构的定位与职责、内部机构设置、管理制度与管理能力、支持与监督机制等方面的关键问题，提出了未来引导专业机构建设运行的建议，以期为相关决策部门和科技管理工作者提供参考。
关键词：科技计划管理；专业机构；改革；关键问题；建议
科技计划管理改革是当前我国深入推进科技体制改革的重要环节。2014年，国务院发布的《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发〔2014〕11号）和《关于深化中央财政科技计划（专项、基金等）管理改革的方案》（国发〔2014〕64号）对科技计划项目管理专业机构建设工作进行了部署[1-2]。2016年，科技部印发《中央财政科技计划（专项、基金等）项目管理专业机构管理暂行规定》，对专业机构管理做出了具体规定[3]。依托专业机构管理科技计划项目是改革完善科研组织方式和管理机制，简政放权、优化服务的重要途径，也是此轮科技计划管理改革的重点与难点[4-6]。专业机构将具体承担科研项目的受理、评审、立项、过程管理和验收工作，为科技计划的组织实施提供管理支撑。文章结合科技计划管理改革的精神与最新进展，探讨了专业机构的定位与职责、机构设置、管理制度与管理能力、支持与监督机制等方面的关键问题，以期为推进专业机构建设与运行提供参考与启示。
1专业机构的定位与职责
明确专业机构的定位与职责，是确保专业机构切实发挥项目管理职能的前提，是建设专业机构的重要基础和首要任务。国务院文件以及专业机构管理暂行办法对专业机构的定位与职责进行了规定，在总体要求下，还需要根据具体情况对不同行业、不同领域专业机构的定位与职责进一步界定和细化。
1.1定位
科研项目的第三方管理是实现政府职能转变的重要改革举措[7-8]。专业机构作为项目管理第三方机构，是指具备独立法人资格，具备完善法人治理结构和专业化的管理能力，承担中央财政科技计划（专项、基金等）项目（以下简称“项目”）管理工作的科研管理类单位。专业机构依据委托协议，对项目实施全过程管理，包括组织项目评审、立项、过程管理和结题验收等，独立行使权利、履行相关职责，对实现项目管理目标负责。专业机构应以建立规范化的科研项目管理机制，构建专业化的管理模式为宗旨，受部际联席会议及上级部门委托具体管理科研项目，为科技计划实施提供管理支撑，接受行业主管部门的指导和监督；根据实际需求，为相关领域的科研单位提供项目管理、咨询与综合服务。专业机构应以各部委现有的科研管理类事业单位为主，以社会化组织为辅，整合现有业务，剥离与项目管理不相关的'业务，承接政府职能，强化服务意识。
1.2职责
在简政放权的改革背景下，专业机构承接了行业部门科研项目管理的职能。简而言之，其职责就是负责项目从立项到验收等各环节的管理，对项目管理目标的实现负责。
1）项目筹备立项阶段。制订项目管理工作方案，编制项目概算；参与编制科技计划年度指南；通过国家科技管理信息系统受理项目申请，对申请单位提供申请程序等方面的咨询服务。组织项目（预算）评审评估，从国家科技专家库中抽取项目评审专家，采取公开择优、定向择优等方式，遴选承担单位，形成项目安排和预算安排，并签订项目任务书（含预算书）。
2）项目过程管理阶段。监督检查项目的执行情况和经费使用情况，对项目任务进行调整、暂缓、延期和终止，对项目经费实施动态管理，协调处理项目实施过程中的有关问题，按期汇总报告项目年度执行情况。在委托任务实施过程中，出现技术路线不合理、不可行以及不可抗力导致任务无法继续实施等重大变化时，应及时向有关部门提出调整或终止建议。
3）项目结题验收阶段。组织项目验收及后续管理，开展项目成果汇交，对项目相关材料、物品等进行归档；按相关规定开展项目验收后的成果转化、知识产权等后续组织管理工作。
4）其他职责。按照国家科技报告管理要求，指导、督促项目承担单位按要求开展科技报告工作；根据国家相关法律法规，做好项目知识产权管理工作，对项目承担单位知识产权管理提出要求，实施监督；调研国内外相关专业领域研发动态，总结项目研发进展情况；及时反馈参与项目管理的有关专家、项目承担单位、项目人员等各类主体科技信用情况。
2内部机构设置
对于改建的专业机构，应在原有项目管理专业团队的基础上，优化、调整、增加内设机构，建立一支高素质的专业化项目管理与战略研究队伍，并形成稳定的财务、法律事务和知识产权管理等支撑服务团队。
2.1项目管理职能处室
项目管理职能处室是专业机构行使项目管理职能的核心部门，需要配备具有相关专业领域背景和项目管理经验的人才队伍。根据项目管理的需要，可以将项目管理处室按照管理流程或者负责管理项目的具体类型进行划分。根据专业机构内部控制体系建设的要求，各项目管理处室分别负责对不同类别项目进行全流程、一体化管理，并努力保证不相容岗位互相分离。对委托管理的项目编制概算、参与项目指南编制，负责评审立项、过程管理、年度报告编写、验收及后续工作等环节的管理。
2.2行政保障处室
专业机构的行政保障处室主要包括综合处（或办公室）和财务处，主要对机构履行项目管理职能起到必要的支撑和保障作用。综合处主要负责项目管理的综合协调，负责党务、政务、人事、档案、信息网络、有关数据库建立健全和管理，必要时可协助开展项目全过程的管理。财务处主要负责不同类别项目的概算编制、预算安排、过程中预算调整、财务验收等环节的管理。分别设置项目管理处室和行政保障处室，是实现专业机构合理分工、高效运行的重要保证，有助于高效配置人力资源，避免项目管理处室对于项目管理所有任务的“一肩挑”，有效实现了任务分解与管理效能提升。
2.3监督与法务部门
根据专业机构改建的要求，专业机构应该建立内部监督管理机制。在专业机构内部设立监督与法务处，能够实现对机构内部人员的有效监督管理，协调处理项目管理过程中出现的法律纠纷与知识产权纠纷。监督与法务处主要负责制定专业机构章程、内部监管规章制度及风险防控制度，对内部人员工作行为进行监管；处理项目管理过程中发生的法律纠纷和项目实施过程中的知识产权纠纷，负责各类项目全过程监管.
2.4战略研究与规划部门
在专业机构中增设战略研究与规划部门，有利于更加充分地发挥专业机构在行业科技方面的支撑作用。战略研究与规划部门在与项目管理职能处室有关工作相衔接的基础上，主要负责与专项管理相关研究领域的国内外研发进展，受有关部门委托进行政策调研，参与相关领域宏观发展战略与规划编制，开展专业机构规章制度建设，负责与受委托专项相关的科研成果知识产权研究与保护工作。
3管理制度与管理能力
专业机构通过制定章程，建立较为完善的内部管理、质量控制、风险控制等管理制度，从而保证项目管理的公开、透明、公平、公正。
3.1章程
根据相关法律法规和改革方案的要求，由专业机构的理事会制定章程，主要包括专业机构运行机制，理事会议事规则；理事会与各利益相关方的关系；理事会、监事会以及理事长、监事会主席的产生方式、人员以及主要职责等内容。章程是专业机构的行动纲领，能够规范专业机构作为第三方项目管理机构的行为，是确保对专业机构实现有效监督的制度保障。
3.2项目管理制度
主要包括项目任务、资金管理、专家管理、公开公示、项目监督和评估、项目专员制、项目监理制、经费、法务、知识产权等方面的内容，编制本专业机构所负责管理专项的管理办法、知识产权管理实施细则、资金管理实施细则、评审专家工作管理办法、信息公开管理办法、法务管理办法、流动编制项目专业管理规定、科研项目信用管理办法等。
3.3内部管理制度
主要包括人事、财务、保密、信息管理及文档管理等内部管理有关的制度，对员工的岗位设置与管理实行不相容岗位分离制度。对于改建的专业机构，在机构原有管理制度的基础上，应根据专业机构建设的要求和项目管理的实际需要进行优化调整，聚焦项目管理职能相关制度，使内部管理制度能够最大限度支撑项目管理工作的高效运行。
3.4质量控制、风险防控制度
市场化和社会化对项目管理机构在专业化管理与风险控制方面提出了更高的要求。专业机构应建立质量管理体系、经费管理内控体系和绩效管理制度，对项目执行、经费使用、专家使用、人员变动的关键环节及不可预见因素实施风险控制，并研究制定应急预案等。ISO9001质量管理体系是目前在各行业广泛应用的质量管理工具[9]。作为市场化的第三方组织，专业机构建立执行质量管理体系是保证其增强市场竞争力、提高服务水平的重要基础，也是专业机构改建对于专业机构全流程精细化管理的具体要求[10]。对于风险防控，除了在质量管理体系中积极落实“基于风险的思维”，还应建立专门的风险防控制度，完善顶层设计和决策机制，加强员工思想教育，强化关键部门与岗位的监督，加大惩戒力度，标本兼治、惩防并举。3.5管理能力专业机构应具备专业化项目管理队伍，配备精通经费管理的专业人员，拥有项目管理所需的条件能力，满足科技计划项目管理需求。在项目管理方面，具有满足专业化管理要求、相对稳定、结构合理且素质较高的专业化管理队伍，能够满足项目的全链条设计和一体化实施的要求；具备较强的业务能力和组织协调能力，在相关领域具有突出的项目管理能力和丰富的项目管理经验。在经费管理方面，掌握国家有关财政科研经费管理和财政预算管理有关要求，制定规范的项目经费管理程序，配备经费管理专门处室和人员，具备对科研项目经费管理预算的全过程管理和监督的能力。在管理条件方面，拥有稳定的办公场所和较完备的办公系统，以及与国家科技管理信息系统相衔接的项目管理平台，定期对管理人员进行专业化培训。在社会信誉方面，科技管理表现良好，运行规范，无违纪违法等不良记录。
4支持与监督机制
4.1支持机制
建立健全合理有效的专业机构支持机制，事关科技计划管理改革的整体进程和实施效果。目前，专业机构建设方案提出“建立有进有出的动态调整机制”，具体如何实现有利于项目高效管理的专业机构支持机制尚未明确，仍在实践中不断探索。考虑到专业机构的现实情况，原先各部委下属的项目管理单位多为中央财政全额拨款的公益性事业单位，在专业机构改建的过程中，如何转变职能与角色，关键需要从经费、人力、政策指导等方面予以合理支持。一是应稳定支持，确保专业机构的生存与长远发展。在合理监督评估专业机构履职尽责情况的基础上，对于符合条件的专业机构要保证稳定足量的任务分配，避免出现“朝不保夕”的情况，尽量减少专业机构的“后顾之忧”。二是要严格筛选，确保专业机构的专业水平和社会声誉。在专业机构遴选环节，要从项目管理能力、社会声誉等方面严格把关，从源头上保证专业机构的质量和水平。三是要强化指导，确保专业机构的服务质量和目标实现。在项目管理过程中，要对专业机构进行定期及时地指导与监督，对于发现的问题要求其及时整改，研究制订专业机构的长远发展规划。
4.2监督机制
严格监督机制是确保项目管理公平公正的重要保证，也是进行科技计划管理改革的初衷之一。一是实行公开公示制度。在专项管理全过程中，按规定公开公示科研项目评审流程和方法、评审规范、评分标准以及立项信息、资金安排、验收结果等，接受各方监督（涉密项目除外）。二是实行年度报告制度。通过国家科技管理信息平台向科研人员和社会公众公布。三是实行重大事项报告制度。监督评估活动采取抽查、巡视、受理举报、中期评估、绩效评估和绩效审计等方式进行，重点对专业机构内部风险控制体系和管理制度规范建立，以及执行情况等进行检查，并将监督评估结果纳入科研信用体系。
5结语与展望
随着经济社会的发展，科技计划项目管理的难度与复杂性日益增加。科技计划项目管理专业机构在我国作为一个新生事物，如何在项目管理中发挥积极作用，仍需要各方面的不断努力探索。要以提高项目管理效能、促进科学研究发展为终极目标，既要破除藩篱、改革创新，又要符合国情、稳妥推进。一方面，应理顺机制，避免专业机构运行过程中过多的行政干预；另一方面，应有效监管，防止专业机构成为“二政府”。下一步，应进一步落实科技计划管理改革精神，从实际出发推进专业机构建设与运行工作。一是借鉴国外专业机构的运行模式，吸收国外专业机构在项目管理流程、条件能力支撑、信息系统建设运行、市场化和社会化以及监督评估等方面的成功经验[11]；二是尽快形成操作层面上的专业机构遴选与建设指导细化方案，并适时引入资格招标采购制度，鼓励具备条件的社会化科技服务机构参与竞争[12]；三是进一步加强各部门的沟通协作，建立民主、务实的协同工作机制，确保专业机构遴选、监督等环节工作的公平与公正；四是发挥好行业部门在本领域科技计划顶层设计和管理监督中的应有作用，利用行业部门在管理本领域科研项目的经验以及对本行业科技发展熟悉的优势，加强与科研机构的沟通与衔接。
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